Agile Kommunikation mit Content Consulting

Jeder der schon mal in einem Unternehmen gearbeitet hat, kennt das: Wissensilos verhindern, dass Wissen geteilt und genutzt wird. Kommunikationsprozesse, egal ob intern unter den Teams oder nach außen dauern lange und gestalten sich als zäh. Mitunter kommt es innerhalb der Unternehmen selbst zu Konkurrenzgebaren einzelner Abteilungen, was den Austausch über relevante Themen enorm einschränkt. So ist mit den rasanten Marktentwicklungen unserer Zeit kaum Schritt zu halten.

Sätze wie diese dürften jedem von uns bekannt sein, entweder, weil wir sie schon mal im eigenen Arbeitsumfeld gehört oder sogar selbst gesagt haben:

• "Informationen kommen dort nicht an, wo sie gebraucht werden"

• "Die Teams arbeiten nicht miteinander"

• "Bei uns ist 60% Arbeit, 40% internes Hin&Her"

• "Jede Abteilung hat so ihre kleine Bubble"

• "Wir haben keinen Zugriff, wenn Abteilung X nicht reagiert."

• "Wir erfahren eigentlich nicht wirklich, was die Kunden davon halten."

• "Die eine Hand weiß nicht, was die andere tut“
  

Das ist schade, denn gerade in wirtschaftlich unruhigen Zeiten, in denen Unternehmen vor großen Herausforderungen stehen und Budget knapp ist, muss der Informationsflow durch das Unternehmen stimmen. Nur so können Entscheider schneller und effektiver Prozesse beschleunigen und die Kundenansprache noch zielgerichteter zuspitzen.

Mit diesen vier Schritten setzen Sie im Unternehmen die richtigen Eckpfeiler für einen reibungslosen Informationsflow, der ihre Mitarbeitenden befähigt, ihre Aufgaben mit Motivation und Know-how erfolgreich umzusetzen und Kunden weit vor dem Wettbewerb abzuholen.

In 4 Schritten zur agilen Kommunikation

Schritt 1: Die Single Source of Truth

Content Consulting schult Teams, sich für ihre Aufgaben einen gemeinsamen Kommunikationsprozess zu erarbeiten. Er beinhaltet das Ankommen relevanter Informationen von Geschäftsleitung, Produktteams, Data/Research-Kollegen und Compliance-Abteilungen. Das können Informationen, wie beispielsweise Neuausrichtung der Unternehmensstrategie, Adjustierung des Produkts, neue Erkenntnisse bzgl. des Wettbewerbs oder aktualisierte Compliance-Anforderungen sein. Durch das Etablieren eines sogenannten Wissens-Hub wird allen Teammitgliedern Zugang zu der Single Source of Truth – also einer einheitlichen Informationsbasis ermöglicht.

Das gibt den Teammitgliedern von Anfang an dieselbe Wissengrundlage, an der sich alle bedienen und die für die Umsetzung der individuellen Aufgaben stets verfügbar ist. Das erleichtert nicht nur selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten, es reduziert auch Fehlinterpretationen oder Fehlinformation, Behinderungen im Arbeitsablauf durch Krankheitsausfälle, Urlaub oder andere Gründe, die für eine Informationsblockade sorgen können. 

Schritt 2: Content Flow top-down-top

Darüber hinaus etabliert Content Consulting einen regelmäßigen Austausch über Teamgrenzen hinweg. Naheliegend sind beispielsweise regelmäßige Verknüpfungen mit Marketing, Sales und Produkt-Teams, um das vorhandene Wissen zu Produkt oder Dienstleistungen stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Aber auch Verbindungen von Customer Support/Relations, Sales und Unternehmens-Management erfahren im regelmäßigen Austausch wertvolle Informationen voneinander. So können Strategieänderungen und ihre Auswirkungen an den Kundenreaktionen gemessen, Kundenfeedback wiederum in die Strategieanpassung eingebunden werden.

Gerade in agilen Arbeitswelten werden Produktteile oder Features in kurzen Sprintsequenzen konstant überarbeitet und aktualisiert, hier müssen auch die Kommunikationswege agil arbeiten, um Neuerungen sofort in die Kommunikation mit einzubeziehen. Das bedeutet Input gibt es nicht nur top-down, sondern auch rückläufig, um konstant auch die Reaktionen aus dem Markt und das Feedback von Kunden und Partnern nutzen zu können. Etabliert sich dieser Austausch aus mehreren Ebenen und cross-funktional, entsteht ein Content Flow, der die Teams reibungsloser und einfacher arbeiten und die Kundenbedürfnisse schneller erkennen lässt.

Schritt 3: Der individuelle Purpose

Dritter Punkt im Content Coaching ist, neben dem übergeordneten Ziel des Teams, dem sogenannten Purpose (engl. für Grund, Absicht, Ziel), auch für jedes Teammitglied einen Individual Purpose zu formulieren. Der Vorteil bei der individuellen Purpose-Formulierung ist nicht nur, die einzelnen Teammitgliedern ihren Aufgaben zuzuführen. Der individuelle Purpose stellt vielmehr die Wertigkeit einer Rolle oder Person innerhalb einer Abteilung hervor. Er beantwortet die Fragen "Warum bin ich hier" und "Warum ist meine Arbeit wichtig". Er gibt den einzelnen Positionen im Team also einen klaren Sinn und wertet sie dadurch auf. Jedes einzelne Teammitglied erhält ein handfestes, unumstößliches Mandat für einen Arbeitsbereich, das fördert die Motivation, da es der eigenen Tätigkeit eine Sinnhaftigkeit gibt. Gleichzeitig werden Überschneidungen innerhalb der Teamrollen sichtbar. 

Wenn bspw. zwei Teammitglieder aus ihren unterschiedlichen Rollen heraus die gleiche Aufgabe erhalten, kann so direkt geklärt werden, wie ein gemeinsames Erarbeiten aussehen könnte und wie die Arbeitsteilung sinnvoll ausgestaltet werden kann. So arbeiten beide nicht singulär an der gleichen Aufgabe, was doppelte Zeit für ein gleiches oder ähnliches Ergebnis bedeutet würde. Durch die transparente Festlegung der individuellen Ziele laufen Kollegen auch nicht mehr Gefahr, sich bei der Umsetzung zu blockieren, oder gar in den Wettbewerb miteinander zu rutschen. 

Schritt 4: nutzerzentrierte Inhalte mit Mehrwert

Sind alle vorausgegangenen Aspekte erfolgreich umgesetzt worden, widmet das Content Coaching sich seiner Kernarbeit: der Erarbeitung der Inhalte. Wenn also eine single source of truth etabliert wurde, das Team seine individuellen und Abteilungsübergreifenden Purposes formuliert hat, ein steter Austausch mit weiteren relevanten Inputgebern aus dem Unternehmen gewährleistet wurde, kann sich das (Content) Marketing-Team komplett auf den Inhalt fokussieren. 

Es werden Produkt- und Kundennutzen formuliert, Content-Strategien entwickelt, eine alle Kanäle umfassende Kampagnenplanung aufgesetzt und das Storytelling entwickelt. Jetzt wird deutlich wie gut die Kommunikation innerhalb des Unternehmens mit anderen Abteilungen aufgesetzt wurde. Kommt das Team schnell an Zielgruppenanalysen und andere Research-Daten? Können Anpassungen im Positioning oder Produktumfang schnell durchgereicht werden und finden so zügig Einzug in die Kommunikation? 

Hier gibt es noch weitere Möglichkeiten, durch einen direkten und gegenseitigen Austausch über die gängigen Produktrelevante Inhalte Informationen für weiterführende Themen zu generieren. Lesen Sie dazu meine Blogbeiträge "7 Quellen für Content, der überzeugt" und "Storytelling beginnt schon in der Produktentwicklung".

Möchten Sie mehr erfahren, wie auch Ihr Content-Team mit einem gut etablierten Kommunikationsprozess von einem reibungslosen Content Flow profitieren kann, dann kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Erstberatungsgespräch.