Kommunikation gut, Belegschaft happy, Produktivität top.

Moderne, schnell wachsende Unternehmen legen oft großen Wert auf die Gesundheit ihrer Mitarbeiter, können aber aufgrund des rasanten Wachstums strukturell nicht Schritt halten. Diese Diskrepanz bremst selbst High Performer aus, die trotz hoher Professionalität und Belastbarkeit an unklaren Arbeitsabläufen und chaotischen Informationsflüssen scheitern. Der folgende Fall beschreibt, wie strukturierte Kommunikationsstrategien und optimierte Arbeitsprozesse die Effizienz steigern und Stress reduzieren können.

Sophie K. hatte gerade bei einem neuen Unternehmen angefangen, als die Gesundheitswoche startete. Diese Woche beinhaltete neben einem freien Tag für die Mitarbeitenden zur individuellen Gestaltung zahlreiche Sportangebote sowie Vorträge externer Gesundheitscoaches. Ziel war es, die Mitarbeitenden mit nachhaltigen Gesundheitskonzepten resilienter gegen Stress und Burnouts zu machen. Sophie war begeistert. Besonders der freie Tag freute sie sehr, aber auch die anderen Programmpunkte interessierten sie. Sie fand großartig, dass die Geschäftsleitung mehrfach betonte, wie wichtig die Teilnahme der Angestellten bei den Vorträgen und Aktivitäten sei.

Sophie nahm sich vor, jeden Tag mindestens einen Beitrag oder eine Aktivität wahrzunehmen.

Kommunikationsprobleme und Frustration

Am zweiten Tag fand ein Coachingbeitrag im Aufenthaltsraums des Unternehmens statt. Der Officespace von Sophies Team lag direkt daneben – offenes Raumkonzept, keine Wände, keine Türen. Sophie stand an ihrem Stehschreibtisch und schwitzte. Heute hatte sie einen wichtigen Abgabetermin, der ihr erst einen Tag zuvor mitgeteilt worden war. Die Aufgabe schien nicht umfangreich, durchaus machbar innerhalb der kurzen Deadline, auch wenn sie dafür den Vortrag sausen lassen musste.

Sophie war motiviert, die Aufgabe zügig zu erledigen, um wenigstens einen Teil des Vortrags noch zu erhaschen, musste jedoch schnell erkennen, dass das wohl nicht möglich sein würde. Das Briefing zur Aufgabe war lückenhaft, es schien bereits Material vorhanden zu sein, doch es war nicht gekennzeichnet, wo es lag. Sie durchforstete die Dokumente, die ihr freigeben worden waren, wechselte vom Cloudsystem zur internen Datenbank, durchsuchte die Teamordner und die Kommunikation dazu im Unternehmens-Chat. Sie fand zahlreiche Dokumente die als „Final“ abgespeichert waren, doch diese unterschieden sich inhaltlich stark. Das jüngste Dokument war unvollständig, der Inhalt riss mitten im Satz ab.

Stress und emotionale Belastung

Während Sophie auf die endlose Liste an unvollständigen, unstrukturierten und inaktuellen Dokumenten blickte, kam in ihr Frust hoch. Ihr Magen grummelte nervös, sie sah die Deadline davonschwimmen und mit ihr das Vertrauen in ihre Leistung seitens ihrer Vorgesetzten. Sophie fühlte sich ohnmächtig und aufgeschmissen. Sie hatte die Zusage gegeben, die Deadline zu halten, weil sie davon ausgegangen war, dass das Briefing vollständig und alle Unterlagen schnell auffindbar seien. Sie fuhr den Schreibtisch runter und ließ sich in den Bürostuhl fallen.

Während sie entmutigt darüber nachdachte, wie sie das Projekt doch noch innerhalb der Abgabefrist fertigstellen konnte, drangen Satzfetzen des Coaches aus der Küche an ihr Ohr. Sein Thema: Osteoporose bei Mitarbeiterinnen zu Beginn der Menopause. In Sophie brodelte es: „Wirklich? Das ist das Thema? In der Küche wird über die Knochenbeschaffenheit weiblicher Körper in der Menopause gesprochen, aber die Inhalte dieses Unternehmens, die Basis aller Arbeit, das Rückrad dieser Firma liegt unter einem Berg von digitalen Altlasten oder in unzähligen Kommunikationssystemen verteilt."

Schlechte Strukturen sorgen für Frust und Demotivation

Und tatsächlich, nicht die Knochenbeschaffenheit weiblicher MItarbeiter ist es, was den Puls zahlreicher Mitarbeitenden zum Rasen, die Zähne zum Knirschen bringt und sie nachts nicht schlafen lässt. Es sind harte Deadlines im Organisationschaos. Es ist die Tatsache, dass

• professionelle Arbeit, Flexibilität, Schnelligkeit, Akkuratesse vorausgesetzt wird, während professionelle Strukturen fehlen.

• Deadlines auferlegt werden, die höchstens dann erreicht werden könnten, wenn alle Informationen leicht und schnell zugänglich nutzbar wären, was häufig nicht der Realtität entspricht

• Mitarbeitende trotz ihrer oft jahrelangen Berufserfahrung keine Hoheit über die Vergabe von Zugriffesrechten, die Organisation von Arbeitsmaterial oder die Priorisierung von internen Kommunikationskanälen haben

• und sie nicht selbstverantwortlich entscheiden können, wie lange sie brauchen, um das Projekt zielführend umzusetzen, aber die Verantwortung übernehmen müssen, wenn das Ergebnis hinter seinen Möglichkeiten zurückbleibt.

Es ist die Diskrepanz zwischen der Annahme, was relevant sein könnte und der Realität, was gebraucht wird, um hochperformant abliefern zu können. Die Produktivität schnell wachsender Unternehmen nimmt nicht ab, weil Mitarbeitende sich vor schwierigen Aufgaben, kurzen Fristen oder neuen Herausforderungen scheuen, sondern weil die Kommunikationsstrukturen professionelle, zügige Arbeit ausbremsen.

Ein strukturelles Problem gerade bei schnellwachsenden Unternehmen

Gerade Start-Ups und schnell skalierende Tech-Unternehmen wundern sich über den Motivations- und Produktionsabfall innerhalb weniger Monate. Oft wird dabei auf den "Spirit der ersten Stunde" verwiesen, der über die Zeit verloren ging, weil viele neue Mitarbeitende dazukommen sind. Dabei ist nicht die Zahl der neuen Kolleginnen und Kollegen oder deren Mindset die Bremse, im Gegenteil. Häufig starten gerade sie mit großer Motivation und frischen Ideen, um dann an den "Strukturen der ersten Stunde" zu scheitern. Denn was für ein 5-köpfiges Gründerteam funktionierte, das sich an einem Tisch gegenüber saß, alle Ideen gemeinsam spann und miteinander kommunizierte, funktioniert nicht mehr für ein 40-köpfiges Team auf mehrere Abteilungen und Ebenen verteilt.

Die jüngsten Zahlen der aktuellen Studie von Grammarly, "The Path to Productivity, Performance, and Profit", zeigen eindrucksvoll: Je besser die Kommunikation, desto erfolgreicher das Unternehmen. Im Grunde ist die Erkenntnis nicht neu, im privaten Kontext haben wir schon lange verstanden, dass eine offene, transparente Kommunikation uns eine deutlich bessere Bedürfnisvermittlung erlaubt. Und doch ist es im beruflichen Zusammenhang, im stressigen Arbeitsalltag, in einem sich ständig ändernden Umfeld die Kommunikation , die als erstes hinten runter fällt. Dabei kann sie den maßgeblichen Unterschied machen, so die Studie:

• 72 Prozent der Befragten bestätigten durch verbesserte Kommunikation einen Anstieg in der Produktivität.

• 60 Prozent verzeichneten einen merklichen Anstieg an Vertrauen in das Unternehmen von Seiten der Angestellten.

• 50 Prozent der Geschäftsentscheider gaben an, dass eine qualitativ hochwertigere Kommunikation im Unternehmen auch das Markenansehen deutlich verbesserte.

• 41 Prozent bestätigten durch verbesserte Kommunikation eine spürbare Stress-Reduktion.

• 26 Prozent der Entscheidenden konnten durch effektivere Kommunikation im Team ihre Ausgaben reduzieren.
  

Digital Cleaning mit sauberer Kommunikationsstrategie

Enablement und digital cleaning sind nur zwei der wichtigsten Bestandteile bei der Lösungsfindung. Übersetzt bedeuten sie nicht anderes als Befähigen und Ausmisten. Im Rahmen einer Kommunikationsberatung würden hier zunächst in einer ersten Bestandsaufnahme die vorhandenen Kommunikationswege und Strukturen untersucht werden. Zahlreiche Faktoren fließen in die Betrachtung, Analyse und Optimierung ein und wirken sich an unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen und der Kommunikation nach außen aus. Am Ende geht es nicht nur darum, Mitarbeitenden das richtige Arbeitsmaterial zur Verfügung zu stellen. Es geht um nichts geringeres, als den Purpose des Produkts, die Vision des Unternehmens glaubwürdig, nachhaltig und nachvollziehbar in einer Kommunikation zu verankern, die gleichermaßen Kollegen, Kolleginnen, Partner und Kunden erreichen und langfristig überzeugen soll.

Fazit: strukturierte Kommunikation macht Unternehmen gesünder, produktiver und erfolgreicher

Gesundheitswochen in Unternehmen sind gut und wichtig für die Belegschaft, nicht zuletzt, um ihr Wertschätzung entgegen zu bringen. Sophies Erfahrung zeigt jedoch deutlich, wie wichtig auch und vorallem eine strukturierte Kommunikation und klare Arbeitsabläufe sind. Trotz der positiven Aspekte der Gesundheitsinitiative wurde ihr Arbeitsalltag durch unklare Briefings und unstrukturierte Dokumente erheblich beeinträchtigt, das verursachte Stress und Frust. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden die notwendigen Ressourcen und Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung gestellt bekommen. So können sie ihre Aufgaben effizient und stressfrei erfüllen, bleiben motiviert und gesund.

Mehr zum Thema Content Consulting und wie Sie mit Hilfe neuer Kommunikationsstrukturen die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeitenden steigern können finden Sie hier.